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La notification en copropriété : bienvenue à la LRA, adieu au fax…

 

Le serpent de mer de la notification électronique en copropriété a refait, très récemment surface.

 

En effet, l’article 3 du Décret n°2015-1325 du 21 octobre 2015  est venu modifier, notablement, l’article 64 du Décret du 17 mars 1967 et ainsi rendre applicable les dispositions de la Loi ALUR du 24 mars 2014.

 

Préalablement à cette réforme, rappelons que :

« A l'exception de la mise en demeure mentionnée à l'article 19 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée qui se fait par acte extrajudiciaire, toutes les notifications et mises en demeure prévues par ladite loi et le présent décret sont valablement faites par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par télécopie avec récépissé. Le délai qu'elles font, le cas échéant, courir a pour point de départ le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire ou le lendemain du jour de la réception de la télécopie par le destinataire.

Toutefois, la notification des convocations prévues au présent décret ainsi que celle de l'avis mentionné à l'article 59 ci-dessus peuvent valablement résulter d'une remise contre récépissé ou émargement. »

Désormais, « Toutes les notifications et mises en demeure prévues par la loi du 10 juillet 1965 susvisée et le présent décret sont valablement faites par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Le délai qu'elles font, le cas échéant, courir a pour point de départ le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire.

Ces notifications et mises en demeure peuvent également être valablement faites par voie électronique dans les conditions et selon les modalités fixées aux articles 64-1 à 64-4. 

 

 

Toutefois, la notification des convocations prévues au présent décret ainsi que celle de l'avis mentionné à l'article 59 ci-dessus peuvent valablement résulter d'une remise contre récépissé ou émargement. »

Ainsi, depuis le 24 octobre 2015, la voie électronique peut être utilisée, au-delà du traditionnel courrier AR,  pour envoyer des notifications et des mises en demeure.

 

En outre, autre changement dans l’air du temps, le recours au fax est supprimé, il n'offrait qu'un faible niveau de sécurité juridique.

 

Cette mesure, dont le principe a été posé par la loi ALUR du 24 mars 2014 (art. 55 V / loi du 10.7.65 : art. 42-1), vise un double objectif :  une simplification de la communication en copropriété et une réduction des coûts engendrés par l’envoi postal.


Les délais très stricts posés par le statut de la copropriété étant difficilement compatibles avec une communication électronique dite traditionnelle, le décret du 21 octobre 2015 est venu préciser les contours de cette communication électronique en copropriété.

 

Première démarche essentielle, le syndic doit recueillir préalablement l’autorisation écrite et l’adresse électronique de chaque copropriétaire.

 

Ce dernier conserve cependant la possibilité de modifier l’adresse mail communiquée ou de revenir sur sa volonté  de recevoir les notifications et les mises en demeure par voie électronique.

 

Nature des actes susceptibles d’une notification par voie électronique (art. 64 et 65 de la Loi du 10 juillet 1965)

Le nouveau texte ne peut être plus clair, toutes les notifications et mises en demeure prévues par la loi du 10 juillet 1965 sont ici susceptibles d’être adressées par voie électronique.

On y retrouve pêle-mêle : celles adressées par le syndic, les copropriétaires, le président du conseil syndical et éventuellement l’administrateur provisoire.

Par le syndic  (loi du 10 juillet 65 : art. 64 et 65) :

Le syndic peut notifier par voie électronique les actes ou documents suivants :

·         la convocation des copropriétaires aux assemblées générales ;

·         le procès-verbal des assemblée générales pour les copropriétaires opposants à une décision ou ceux absents ;

·         la mise en demeure pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire (loi du 10.7.65 : art. 10-1).

·         la notification aux copropriétaires concernés par l’exercice d’un droit de délaissement par les deux tiers des copropriétaires (loi du 10.7.65 : art. 18 III) ;

·         la notification du droit de priorité en cas de surélévation de l’immeuble au profit des copropriétaires du dernier étage (loi du 10.7.65 : art. 35) ;

·         l’exercice du droit de priorité des copropriétaires lors de la vente de place de stationnement au sein de la copropriété lorsque le permis de construire a été délivré conformément à un plan local d'urbanisme ou à d'autres documents d'urbanisme imposant la réalisation d'aires de stationnement (loi du 10.7.65 : art. 8-2) ;

Par les copropriétaires (loi du 10.7.65 : art. 64 et 65)

Les copropriétaires peuvent, quant à eux, notifier par voie électronique les actes ou documents suivants :

·         la notification de la décision de participer à l’emprunt collectif (loi du 10.7.65 : art. 26-4) ;

 

 

·         la convocation à l’assemblée générale par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires (décret du 17.3.67 : art. 8 et 50) ;

·         la mise à l’ordre du jour de l’assemblée générale de l’examen d’une question ou d’un point ;

·         la mise en demeure du syndic ou du président du conseil syndical de convoquer une assemblée générale et la convocation à l’assemblée générale par un copropriétaire habilité par le président du TGI  (décret du 17.3.67 : art. 8 et 50) ;

·         la notification au syndic par des copropriétaires qui n'ont pas voté en faveur de la réalisation de travaux d’amélioration d’échelonner leur paiement sur dix ans ( loi du 10.7.65 : art. 33).

Par le président du conseil syndical (décret du 17.3.67 : art. 64-4)

Dans le cadre des demandes de convocations d’assemblées générales, le président du conseil syndical peut notifier par voie électronique au syndic comme aux copropriétaires les actes ou documents suivants :

·         la mise en demeure au syndic de convoquer une assemblée générale (décret du 17.3.67 : art. 8 et 50) ;

·         la convocation des copropriétaires à l’assemblée générale lorsque la mise en demeure citée ci-dessus est restée infructueuse pendant au moins 8 jours (décret du 17.3.67 8 et 50).

 

Modus operandi des notifications et mises en demeure par voie électronique  (Décret du 17.3.67 : art. 64-1)

Rappelons au préalable et une nouvelle fois que l’autorisation préalable des destinataires est impérativement requise pour qu’une telle notification soit possible.

A défaut, les juridictions ne manqueraient pas de rappeler à l’ordre l’expéditeur.

Cette notification se fera par le biais d’une lettre recommandée électronique (LRE).

L’autorisation préalable (Décret du 17.3.67 : art. 64-1)

L’accord écrit et individuel préalable devant être obtenu par le syndic peut être de deux formes :

·          au cours d’une assemblée générale avec la consignation de l’autorisation dans le procès-verbal ;

·         à tout moment, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre recommandée électronique (LRE).

Cette autorisation est inscrite au registre des procès-verbaux  (décret du 17.3.67 : art. 17).

L’envoi par lettre recommandée électronique (LRE) (Loi du 10.7.65 : art. 64-3)

Les notifications et les mises en demeure par voie électronique sont effectuées par LRE selon un procédé permettant d'identifier le tiers, de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et d'établir si la lettre a été remise ou non au destinataire et ce conformément aux dispositions de l’article art. 1369-8du Code Civil.

Information par courrier électronique de l’envoi d’une LRE

Cet envoi doit être fait par un tiers qui informe le destinataire, par courrier électronique, qu'une LRE va lui être envoyée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, de l'accepter ou de la refuser.

Le destinataire n'est pas informé de l'identité de l'expéditeur de la LRE.

Envoi du contenu de la LRE par courrier électronique

Dès acceptation par le destinataire de recevoir la LRE, le tiers chargé de son acheminement envoie la LRE à destination de l'adresse électronique qui lui a été transmise par l'expéditeur.

Possibilité de recevoir par courrier postal la LRE imprimée sur papier

Lorsque l'expéditeur ou le destinataire non professionnel demande la distribution de la LRE imprimée sur papier, le tiers chargé de l'acheminement procède à l'impression sur papier de la LRE et à sa mise sous enveloppe.

 

Sa distribution est alors assurée par un prestataire de services postaux.

Date de réception de la LRE

Cette information est probablement la plus importante en matière de Copropriété, tant il est vrai que les délais d’ordre public imposés par le statut de la copropriété sont drastiques.

Le courrier électronique est réputé avoir été reçu à compter du lendemain de l'envoi au destinataire du courrier électronique par le tiers chargé de son acheminement.

Assez classiquement, lorsque le destinataire demande à recevoir la LRE sur support papier, le délai court à compter du lendemain de la première présentation de la LRE imprimée sur papier avec demande d'avis de réception au domicile du destinataire.

Fin de la décision de recevoir par voie électronique les notifications et mises en demeure par un copropriétaire (Décret du 17.3.67 : art. 64-2)

Le copropriétaire peut à tout moment notifier au syndic, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par LRE, sa décision de ne plus être destinataire de notifications ou de mises en demeure par voie électronique.

Cette décision prendra effet dès le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic. Le syndic en fait mention sur le registre des procès-verbaux (loi du 10.7.65 : art. 17).

Conservation des adresses électroniques des copropriétaires  (décret du 17.3.67 : art. 32)

L’adresse électronique des copropriétaires doit figurer dans la liste des copropriétaires établie et mise à jour par le syndic. 

Par contre l’autorisation des copropriétaires doit être inscrite au registre des procès-verbaux.

Entrée en vigueur de la dématérialisation

Ce nouveau mode de notification et de mise en demeure par voie électronique, ainsi que la disparition du fax  sont en vigueur depuis le 24 octobre 2015.

 

Attendons le sort réservé par la pratique à cette nouveauté.

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