Le contenu de la Fiche Synthétique des copropriétés enfin dévoilé

Créée par la Loi ALUR du 24 mars 2014, cette fiche synthétique demeurait une des grandes inconnues de ce texte pour le moins polémique.

Rappelons que cette loi est venue ajouter un nouvel article 8-2 à la sacrosainte Loi du 10 juillet 1965 dont le contenu est le suivant :

« Le syndic établit une fiche synthétique de la copropriété regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti, dont le contenu est défini par décret. Le syndic met à jour la fiche synthétique de la copropriété chaque année.

Le syndic met cette fiche à disposition des copropriétaires.

Le défaut de réalisation de la fiche synthétique est un motif de révocation du syndic. Les contrats de syndic prévoient obligatoirement une pénalité financière forfaitaire automatique à l'encontre du syndic chaque fois que celui-ci ne met pas la fiche synthétique à disposition d'un copropriétaire dans un délai de quinze jours à compter de la demande. Cette pénalité est déduite de la rémunération du syndic lors du dernier appel de charges de l'exercice.

Ces dispositions ne sont pas applicables aux syndics administrant des immeubles à destination totale autre que d'habitation. »

La Loi ALUR prévoyait en la matière un calendrier d’application échelonnée selon la taille des copropriétés.

Ainsi l’entrée en vigueur de cette nouvelle obligation a été programmée pour le 1^er janvier 2017 pour les syndicats de plus de 200 lots, le 1^er janvier 2018 pour les copropriétés moyennes de 50 à 200 lots, et pour les plus petites le 1^er janvier 2019.

A quelques jours de la première date butoir, le décret tant attendu fixant le contenu de cette nouvelle fiche synthétique est finalement paru.

Ce décret, en date du 21 décembre dernier, est simplement composé de deux articles.

Le premier article précise que « La fiche synthétique de la copropriété prévue à l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est établie par le représentant légal de la copropriété. Chaque année, celui-ci procède à la mise à jour des informations qu'elle contient. Les données correspondantes sont établies dans un délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés. »

Cet article apporte deux précisions essentielles.

Ainsi le syndic, chargé de son établissement au terme de l’article 8-2 devient « le représentant légal de la copropriété ». Il ne s’agit pas d’une simple astuce linguistique mais d’une précision voulant éviter, sans nul doute, les interrogations découlant, par exemple, des copropriétés sous administration judiciaire.

Par ailleurs, cet article précise le délai dans lequel la mise à jour de cette fiche synthétique doit intervenir : deux mois suivant la notification du procès-verbal de l’assemblée approuvant les comptes de l’exercice précédent. Cette fiche suit donc, sur cet exact point, le régime du registre des immatriculations des copropriétés.

Cette précision a son importance car rappelons que le défaut de mise à jour de cette fiche synthétique entrainerait inéluctablement la mise en jeu de la responsabilité du syndic voir même sa révocation si l’on entend la notion de réalisation dans un sens large.

L’article 2, quant à lui, proche d’un inventaire à la Prévert, dresse la liste des informations devant être portées dans cette fiche synthétique

Doivent ainsi y figurer :

1° L'identification de la copropriété pour laquelle la fiche est établie :
a) Nom d'usage, s'il y a lieu, et adresse(s) du syndicat de copropriétaires ;
b) Adresse(s) du ou des immeubles (si différente de celle du syndicat) ;
c) Numéro d'immatriculation du syndicat de copropriétaires au registre national des copropriétés et date de dernière mise à jour des données d'immatriculation ;
d) Date d'établissement du règlement de copropriété ;
e) Le cas échéant, numéro identifiant d'établissement (SIRET) du syndicat ;

2° L'identité du syndic ou de l'administrateur provisoire ayant établi la fiche :
a) Nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété ;
b) Le cas échéant, numéro identifiant d'établissement (SIRET) du représentant légal ;
c) Cadre de son intervention (mandat de syndic ou mission d'administration provisoire) ;

3° L'organisation juridique de la copropriété :
a) S'il y a lieu, nature du syndicat (principal - secondaire/coopératif), résidence-services ;
b) S'il s'agit d'un syndicat secondaire, numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal du syndicat de copropriétaires ;

4° Les caractéristiques techniques de la copropriété :
a) Nombre total de lots inscrit dans le règlement de copropriété ;
b) Nombre total de lots à usage d'habitation, de commerces et de bureaux inscrit dans le règlement de copropriété ;
c) Nombre de bâtiments ;
d) Période de construction des bâtiments ;

5° Les équipements de la copropriété :
a) Type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain : type d'énergie utilisée ;
b) Nombre d'ascenseurs ;

6° Les caractéristiques financières de la copropriété :
a) En cas de premier exercice comptable (comptes non encore approuvés en assemblée générale) : dates de début et de fin de l'exercice comptable ;
b) En cas d'exercice comptable clos dont les comptes ont été approuvés par l'assemblée générale :
- dates de début et de fin de l'exercice et date de l'assemblée générale ayant approuvé les comptes ;
- montant des charges pour opérations courantes ;
- montant des charges pour travaux et opérations exceptionnelles ;
- montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres ;
- montant des impayés ;
- nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat dont la dette excède le seuil fixé par l'arrêté du ministre chargé du logement mentionné à l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation ;
- montant du fonds de travaux ;
c) Présence de personnel(s) employé(s) par le syndicat de copropriétaires.

Ce contenu, sans grande surprise, n’est pas sans rappeler celui du nouveau registre des immatriculations des copropriétés instauré par cette même Loi ALUR et défini récemment par un décret du 26 août 2016.

Ce décret du 21 décembre 2016 précise enfin que les syndicats relevant du deuxième alinéa de l'article 14-3 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 précitée, donc les syndicats comportant moins de 10 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces et dont le budget moyen sur une période de 3 exercices consécutifs est inférieur à 15000 euros, en d’autres mots les petites copropriétés,  ne sont pas tenus de fournir le nombre de copropriétaires débiteurs et le montant des impayés.

Entre l’immatriculation et cette nouvelle fiche synthétique, il est certain que les syndics des copropriétés de plus de 200 lots auront une rentrée 2017 agitée.