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Bref rappel : Le délai de conservation des archives en copropriété
Bref rappel : Le délai de conservation des archives en copropriété
1.) Une mission incombant au syndic
L’ordonnance du 30 octobre 2019 a modifié l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 sur le sujet. Il appartient au syndic de détenir les archives du syndic, il en a l’obligation. Cette mission, qui entre dans sa charge de gestion administrative de la copropriété, est comprise dans le forfait de son contrat type fixé par le décret du 26 mars 2015.
Néanmoins, s’il y est autorisé par l’assemblée générale à la majorité de l’article 25 de la Loi du 10 juillet 1965, le syndic pourra externaliser cette mission et ainsi confier les archives du syndicat à un prestataire extérieur.
L’assemblée générale doit alors accepter de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée à ses frais. Cette décision de faire appel à un prestataire extérieur ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic. Même déléguée cette mission demeure une partie de son contrat et donc de son forfait.
Bien au contraire, lorsqu’il délègue cette mission, le décret du 26 mars 2015 prévoit que ses honoraires devront diminuer.
Le Conseil d’État[1] est venu préciser que « En cas de réintégration des prestations (conservation des archives) au forfait de gestion courante, ce dernier se trouve rehaussé à due concurrence des sommes qui en avaient été déduites dans un premier temps… »
2.) Le délai de conservation des archives du syndicat
2.) Le délai de conservation des archives du syndicat
En l’absence de texte propre aux archives du syndicat des copropriétaires, la commission sur la copropriété recommandait de conserver les documents relatifs à l’immeuble et au syndicat pendant les délais requis par des textes spécifiques, ou pendant les délais de prescription applicables à certaines actions judiciaires ;
Il en découle l’application de l’article 33 du décret du 17 mars 1967 doit tenir compte de ces différents délais prévus par des textes pouvant être extérieurs au statut de la copropriété.
Ainsi :
- L’article 16 du Code de commerce, applicable au syndic commerçant, prévoit que les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans ;
- Les articles R. 143-2 du Code du travail et L. 243-12 du Code de la sécurité sociale imposent que les livres de paie soient conservés pendant cinq ans à compter de leur date de clôture ;
- L'article L. 244-3 du Code de la sécurité sociale prévoit un délai de conservation de trois années pour les documents relatifs aux charges sociales ;
- La loi du 10 juillet 1965 prévoit des délais spécifiques de prescription pour l'action en révision de la répartition des charges, laquelle doit être intentée dans un délai de cinq ans à compter de la publication du règlement de copropriété ou dans un délai de deux ans à compter de la première mutation du lot à titre onéreux (article 12)
- Certains décisions emportant création de droits réels ( cession d'un droit de jouissance privatif...) méritent d'être conservées 30 ans en cas de contentieux ou de litige.
- Les actions personnelles, nées de l'application de cette loi, entre copropriétaires ou entre un copropriétaire et le syndicat, se prescrivent par cinq ans (article 42, alinéa 1er) ;
- La responsabilité civile du syndic peut être engagée pendant un délai de 5 années que ce soit sur la base du mandat l’unissant au syndicat comme sur une éventuelle relation délictuelle l’opposant à un copropriétaire (1992 et 1240 du Code Civil)
[1] CE 5 octobre 2016 décision n°390465
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