COVID-19 : L’assemblée générale de copropriété dans les Bouches du Rhône

L’ordonnance du 20 mai 2020 a aménagé temporairement le statut de la copropriété et ce dans l’optique de permettre la tenue d’assemblée générale en cette période de crise sanitaire.

Ainsi jusqu’au 31 janvier 2021, le syndic pourra prévoir des assemblées générales sans présence physique des copropriétaires. Deux mécanismes prévus par la Loi ELAN sont ainsi plébiscités :

1.) La visio/audioconférence : Le syndic pourra imposer une participation à l'assemblée par « visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification » sans qu’une assemblée préalable ne soit nécessaire.

2.) Le vote par correspondance : Parallèlement, les copropriétaires pourront voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée. Si le recours à la visio/audioconférence est impossible, notamment pour des raisons techniques, le syndic pourra imposer aux copropriétaires de voter uniquement par correspondance. L’arrêté fixant le formulaire type est paru le 02 juillet 2020.

Pour permettre l’utilisation de ces procédés nouveaux dans le contexte que nous connaissons, certains aménagements au formalisme de l’assemblée ont été également prévus :

Convocations à émettre : La convocation indiquera que les copropriétaires ne peuvent participer à l'assemblée générale que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance. En cas d’impossibilité technique, la convocation précisera que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance.

Tenue des assemblées : Le président de séance certifiera exacte la feuille de présence et signera, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant la tenue de l'assemblée générale.

Lorsque les décisions seront prises au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assurera les missions qui incombent au président de séance.

Parallèlement à ces moyens nouveaux, la voie de l’assemblée générale à présence physique réduite a également été favorisée.

Ainsi, jusqu’au 31 janvier 2021, un mandataire pourra recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires. Il sera alors possible de tenir des assemblées regroupant moins de 10 personnes mais pouvant potentiellement représenter l’ensemble des copropriétaires.

Face à l’émergence d’une nouvelle contamination et au risque d’une « nouvelle vague », plusieurs mesures à caractère local ont été prises afin de réduire considérablement les interactions sociales.

Ainsi,  suite aux annonces gouvernementales concernant le taux d’incidence et de positivité à la COVID-19 dans les Bouches du Rhône et au placement de la Métropole Aix-Marseille en « Zone d’alerte maximale », le Préfet des Bouches du Rhône a été amené à prendre un arrêté le 27 septembre 2020.

Au terme de cet arrêté les mesures suivantes ont été ordonnées :

Dans l’ensembles des communes du département :

• Le port du masque est rendu obligatoire de 06h à 02h pour toute personne de plus de 11 ans (sauf quelques exceptions logiques : état de santé incompatible, pratique sportive de plein air, motards et espaces boisés classés) sur les marchés, aux abords des commerces et établissements scolaires (jusqu’à 50 mètres aux alentours), dans les espaces extérieurs des zones commerciales, dans les espaces d’attente pour accéder à un transport en commun terrestre, fluvial ou maritime.

• Les rassemblements de plus de 10 personnes sur la voie publique et dans les lieux ouverts au public seront interdits sauf notamment pour les rassemblements à caractère professionnel, les établissements recevant du public (ERP) dans lesquels l’accueil du public est autorisé…

• Exception faite des interdictions visées ci-dessous, l’accueil du public dans les établissements recevant du public (ERP) couverts sera limité à 1 000 personnes sous réserve d'un respect strict du protocole sanitaire établi par le gestionnaire et transmis à la préfecture. Aucun événement festif ni familial n’y sera autorisé.

• Tous les événements de plus de 100 personnes, qui ne sont pas interdits au titre de l’arrêté du 27 septembre 2020, seront soumis à une déclaration préalable auprès de la préfecture à laquelle un protocole sanitaire est obligatoirement joint.

Dans les communes d’Aix en Provence et de Marseille, placée en « zone d’alerte maximale » :

• Le port du masque obligatoire de 06h à 02h pour toute personne de plus de 11 ans est généralisé à l’ensemble du territoire de la commune.

• Certains ERP seront fermés (restaurants, débits de boisson, centres sportifs fermés et de plein air, expositions, foires, salles de danse, fêtes, polyvalentes, casino, salles de jeux)

• Les autres ERP pourront accueillir du public, dans la limite de 1000 personnes, à la double condition de respecter un strict protocole sanitaire établi et contrôlé par le gestionnaire et d’effectuer une déclaration préalable en préfecture si l’évènement regroupe plus de 100 personnes.

Dans les communes de Allauch, Aubagne, Plan de Cuques, La ciotat, Septème les Vallons,  Bouc Bel Air,  Gardanne, Les Pennes Mirabeau, Trets, Arles, Tarascon, Châteauneuf les Martigues, Martigues, Port de Bouc, Rognac  (taux d’incidence supérieur à 100/100000 pers.) :

• Le port du masque obligatoire de 06h à 02h pour toute personne de plus de 11 ans est généralisé à l’ensemble du territoire de la commune.

• Les restaurants et débits de boisson seront fermés de 22h à 6h.

• Les autres ERP pourront accueillir du public, dans la limite de 1000 personnes, à la double condition de respecter un strict protocole sanitaire établi par le gestionnaire et d’effectuer une déclaration préalable en préfecture si l’évènement regroupe plus de 100 personnes.

Ces mesures seront applicables du 27 septembre minuit au 11 octobre inclus.

Quelle est l’incidence de ces nouvelles mesures sur la tenue des assemblées générales des syndicats des copropriétaires ?

Plusieurs situations doivent être envisagées :

• Le syndic tiendra l’assemblée en ses locaux

La question sous-jacente est alors de savoir si les locaux du syndic doivent être considérés comme un ERP ou un « lieu ouvert au public » ?

Sont considérés comme ERP tous les « bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit moyennant une rétribution ou une participation quelconque, ou dans lesquels sont tenues des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non » - sachant que toute personne autre que le personnel fait partie du « public ». Les établissements recevant du public sont classés en 5 catégories (en fonction du nombre de personnes accueillies).

Parallèlement, ces ERP sont classés par type :

J : Structures d'accueil pour personnes âgées et personnes handicapées
L : Salles d'auditions, de conférences, de réunions, de spectacles ou à usages multiples,
M : Magasins de vente, centres commerciaux,
N : Restaurants et débits de boissons,
O : Hôtels et autres établissements d'hébergement,
P : Salles de danses et salles de jeux,
R  : Etablissements d'éveil, d'enseignement, de formation, centres de vacances, centres de loisirs sans hébergement,
S : Bibliothèques, centres de documentation,
T : Salles d'expositions,
U : Etablissements de soins,
V : Etablissements de culte,
W : Administrations, banques, bureaux,
X : Etablissements sportifs couverts,
Y : Musées.

Les locaux des administrateurs de biens correspondent manifestement au type W.

Un lieu ouvert au public est considéré par la jurisprudence comme étant « un lieu accessible à tous, sans autorisation spéciale de quiconque, que l’accès en soit permanent et inconditionnel ou subordonné à certaines conditions » (TGI de Paris, 23 octobre 1986, confirmé par un arrêt de la Cour d’appel de Paris du 19 novembre 1986).

Ne sont pas considérés comme lieux ouvert au public : les entreprises, les chambres d’hôtel ou d’hôpital, les locaux associatifs, les immeubles sauf lorsqu’ils comprennent des espaces dédiés à l’accueil du public.

Ainsi le syndic peut organiser en ses locaux une assemblée regroupant plus de 10 personnes à  la double condition de respecter un strict protocole sanitaire et d’effectuer une déclaration préalable en préfecture si cette assemblée regroupe plus de 100 personnes.

• Le syndic tiendra l’assemblée dans une salle extérieure louée

La plupart du temps ces salles sont des ERP de type L (salles d'auditions, de conférences, de projection, de réunions, de spectacles ou à usage multiple.)

Dans les communes d’Aix en Provence et de Marseille, ces ERP seront fermés.

Dans les autres communes du département, une telle location sera envisageable. Le gérant de cet établissement devra alors prévoir un strict protocole sanitaire et le syndic effectuer la déclaration préalable en préfecture si cette assemblée regroupe plus de 100 personnes.

• Le syndic tiendra l’assemblée générale au sein même de la copropriété

Sauf si cette copropriété est ouverte au public, toute assemblée regroupant jusqu’à 100 personnes pourra être librement tenuenonobstant le respect d’un protocole sanitaire précis

Si plus de 100 personnes sont regroupées, il semble sortir du texte de l’arrêté qu’une déclaration en préfecture préalable sera nécessaire.