COVID-19 : Mandat de Syndic, Visioconférence et vote par correspondance

La loi du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de COVID-19 a prévu dans son article 11, une autorisation au gouvernement de prendre par ordonnance « toute mesure provisoire … "d'adaptation du droit de la copropriété pour tenir compte notamment de la désignation des syndics, de l'impossibilité de réunion des assemblées générales de copropriétaires" (…) »

Une première ordonnance est parue le 25 mars 2020 (ord. 2020-304)

Cette ordonnance, ne répondant pas aux attentes de la pratique, a été modifiée par une nouvelle ordonnance du 22 avril 2020 (Ord.2020-460)

Ces textes prévoyaient que les contrats de syndic expirés dans une période comprise entre le 12 mars 2020 et deux mois après la fin de l'état d’urgence sanitaire seraient renouvelés dans les mêmes termes jusqu'à la prise d'effet du nouveau contrat de syndic désigné par la prochaine assemblée générale.

Cette assemblée devait intervenir au plus tard 8 mois après la date de cessation de cet état d’urgence sanitaire.

La rémunération du syndic était alors fixée selon les termes du contrat arrivé à expiration, au prorata de la durée du renouvellement. 

Enfin, les mandats des conseillers syndicaux, expirés dans la même période étaient également renouvelés.

Postérieurement à ce texte, et par une Loi n°2020-546 (adoptée le 11 mai et publiée au JO le 12 mai 2020), l'état d'urgence sanitaire a été prorogé jusqu'au 10 juillet 2020 minuit.

A l’instar de nombreux autres domaines de l’immobilier, le gouvernement a décidé de décorréler le droit de la copropriété de cette nouvelle date.

Ainsi, une ordonnance du 20 mai 2020 (2020-595) vient apporter des réponses qui semblent définitives en la matière et va même plus loin en envisageant des dérogations provisoires au statut de la copropriété en permettant le recours à la dématérialisation des assemblées (visio ou audioconférence) et au vote par correspondance.

Désormais les contrats de syndics expirés entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 inclus seront automatiquement renouvelés jusqu’à la prise d'effet du nouveau contrat de syndic désigné par la prochaine assemblée générale qui devra impérativement intervenir avant le 31 janvier 2021.

Les délais fixés par les précédentes ordonnances cèdent donc face à des termes fixes.

Parallèlement, et conscient de la difficulté de réunir des assemblées générales dans les prochains mois, le gouvernement propose des mesures dérogatoires temporaires, applicables jusqu’au 31 janvier 2021, permettant aux syndics de prévoir des assemblées générales sans présence physique des copropriétaires.

1.) Le recours à la visio/audioconférence

La loi ELAN du 23 novembre 2018 avait prévu dans ses modalités dites d’application immédiate la faculté offerte aux copropriétaires de « participer à l'assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. » ( nouvel article 17-1 A Loi du 10 juillet 1965)

Un décret du 27 juin 2019 est venu en préciser les modalités d’application.

Ce décret disposait que « l'assemblée générale devait décider des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que des garanties permettant de s'assurer de l'identité de chaque participant. La décision est prise sur la base de devis élaborés à cet effet à l'initiative du syndic ou du conseil syndical. Le syndicat des copropriétaires en supporte les coûts »

Face à l’urgence créée par la crise sanitaire que nous traversons, l’ordonnance du 20 mai 2020 permet au syndic d’imposer à l’ensemble des copropriétaires de participer à l'assemblée générale par « visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification » sans qu’une assemblée générale préalable ne soit nécessaire.
 

Ainsi jusqu'au 31 janvier 2021, c’est le syndic qui décidera des « moyens et supports techniques permettant à l'ensemble des copropriétaires de participer à l'assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations. »

2.) Le recours au vote par correspondance

Également créé par la Loi ELAN, le recours au vote par correspondance demeurait dans l’attente d’un arrêté fixant ses modalités d’application et plus particulièrement un formulaire type de vote (art.17-1 A al.2 Loi du 10 juillet 1965)

Dans ses mesures d’urgence, l’ordonnance du 20 mai 2020 précise que les copropriétaires pourront également, parallèlement à la visio/audioconférence, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée.

Lorsque le recours à la visio/audioconférence sera impossible, le syndic pourra imposer aux copropriétaires de voter par correspondance.

Le texte de l’ordonnance laisse supposer qu’un arrêté fixant le formulaire type est imminent.

3.) Conséquences sur les convocations et la tenue des assemblées

Convocations déjà émises

Lorsque le syndic décide de recourir à ces mécanismes et que l'assemblée générale des copropriétaires a déjà été convoquée, il doit en informer les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception de cette information.

Convocations à émettre

Lorsque le syndic décide de recourir à ces mécanismes et que l'assemblée générale n’a pas encore été convoquée, la convocation à émettre n’aura pas à préciser un lieu de réunion.

Cette convocation devra préciser que les copropriétaires ne peuvent participer à l'assemblée générale que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance.

Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique ne sera pas possible, la convocation précisera que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance.

Tenue des assemblées

Les copropriétaires n’étant pas physiquement présents, l’élection du bureau de l’assemblée et l’accomplissement de sa mission peuvent être sources de difficultés.

L’ordonnance du 20 mai 2020 prévoit encore des dérogations provisoires à l’ordre public du statut de la copropriété.

Ainsi en cas de recours à la visio/audioconférence, l’élection du bureau sera possible. Il est néanmoins prévu que le président de séance certifiera exacte la feuille de présence et signera, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant la tenue de l'assemblée générale.

Par contre, lorsque les décisions seront prises au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assurera les missions qui incombent au président de séance.

4.) Dérogation aux nombres de mandats détenus par un copropriétaire.

Afin de garantir une participation effective des copropriétaires aux assemblées, et probablement de permettre la tenue d’assemblées à présence physique réduite, une dérogation, applicable jusqu’au 31 janvier 2021, à l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 a été prévue.

Jusqu’à cette date, un mandataire pourra recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires.

Lire "ordonnance du 20 mai 2020"