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La Notification par recommandé électronique en copropriété
La Notification par recommandé électronique en copropriété
Décret du 09 mai 2018 2018-347 relatif à la lettre recommandée éléctronique
Dans le cadre de la gestion quotidienne de l’immeuble, l’envoi de lettres recommandées par le syndic de copropriété peut s’avérer être une tâche bien fastidieuse (perte de temps, archives, computation des délais…).
Pour pallier ces difficultés, la loi ALUR du 24 mars 2014 prévoyait l’ouverture à dématérialisation des courriers recommandés.
Le décret du 21 octobre 2015 est venu préciser les modalités d’envoi des notifications et mises en demeure par voie électronique.
Ainsi, depuis le 24 octobre 2015, les administrateurs de biens et les syndics de copropriété peuvent désormais envoyer leurs documents par voie électronique.
Quels sont les actes concernés par le recommandé électronique ?
Il s’agit de toutes les notifications et mises en demeure prévues en copropriété par la loi du 10 juillet 1965.
Ce vaste champ d’application vise, en premier lieu, les documents adressés par le syndic et, selon le cas, par l’administrateur provisoire.
A ce titre, il peut s’agir des actes suivants :
- La convocation des copropriétaires aux assemblées générales ;
- Le procès-verbal des assemblée générales pour les copropriétaires opposants à une décision ou ceux absents ;
- L’exercice du droit de priorité des copropriétaires lors de la vente de place de stationnement au sein de la copropriété lorsque le permis de construire a été délivré conformément à un plan local d'urbanisme ou à d'autres documents d'urbanisme imposant la réalisation d'aires de stationnement (loi du 10.7.65 : art. 8-2) ;
- La notification aux copropriétaires concernés par l’exercice d’un droit de délaissement par les deux tiers des copropriétaires (art. 18 III) ;
- La notification du droit de priorité en cas de surélévation de l’immeuble au profit des copropriétaires du dernier étage (art. 35) ;
- La mise en demeure pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire (art. 10-1).
Les copropriétaires peuvent également adressés par voie électronique les actes suivants :
- La mise à l’ordre du jour de l’assemblée générale de l’examen d’une question ou d’un point ;
- La notification de la décision de participer à l’emprunt collectif (art. 26-4) ;
- La convocation à l’assemblée générale par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires (décret du 17.3.67 : art. 8 et 50) ;
- La mise en demeure du syndic ou du président du conseil syndical de convoquer une assemblée générale et la convocation à l’assemblée générale par un copropriétaire habilité par le président du TGI (décret du 17.3.67 : art. 8 et 50) ;
- La notification au syndic par des copropriétaires qui n'ont pas voté en faveur de la réalisation de travaux d’amélioration d’échelonner leur paiement sur dix ans (loi du 10.7.65 : art. 33).
Enfin, ce mode de communication est ouvert au Président du conseil syndical (mise en demeure au syndic de convoquer une AG, convocation des copropriétaires à l’AG après mise en demeure infructueuse).
Quelle est la procédure applicable au recommandé électronique ?
Un premier décret en date du 21 octobre 2015 est venu préciser le processus de dématérialisation des notifications et des mises en demeure.
Tout d’abord, le syndic doit impérativement recueillir le consentement exprès de chaque copropriétaire (article 64-1 décret du 21 octobre 2015).
Ce consentement doit être formulé lors de l’Assemblée Générale et consigné sur le PV de celle-ci.
Chaque copropriétaire peut également exprimer son consentement par lettre recommandée envoyée au syndic.
Les copropriétaires conservent toutefois la faculté de revenir sur leur décision.
Ensuite, l’adresse électronique communiquée figure dans la liste des copropriétaires qui est établie est mise à
jour par le syndic.
jour par le syndic.
S’agissant du cheminement de ce recommandé électronique, le décret du 21 octobre 2015 est malheureusement imprécis sur ce point.
C’est la raison pour laquelle un décret n°2018-347 du 9 mai 2018 est venu préciser les modalités d’envoi de la lettre recommandée électronique.
Quelles sont les précisions apportées par le décret du 9 mai 2018 ?
A partir du 1er janvier 2019, date d’entrée en vigueur du présent décret, le courrier recommandé électronique aura la même valeur que le courrier recommandé papier.
Néanmoins, encore faut-il que ce recommandé électronique respecte les exigences légales, gage de sécurité juridique.
Pour cela, il faut que ce courrier soit acheminé par un tiers selon un procédé permettant d’identifier le tiers, de désigner l’expéditeur, de garantir l’identité du destinataire et d’établir si ce courrier a été remis ou non à son destinataire.
Tout d’abord, s’agissant de l’identité de l’expéditeur, il est nécessaire d’attester de sa véritable identité par un procédé certifié.
Il peut s’agir d’un certificat de signature électronique qualifié ou d’un cachet électronique certifié.
Ces démarches sont effectuées par le biais d’un prestataire de lettre recommandé électronique.
Ensuite, à l’instar de l’expéditeur, le destinataire doit être identifié électroniquement.
Cette identification passe par l’ouverture d’un compte certifié chez un prestataire lui permettant d’accéder au document.
Enfin, l’envoi électronique doit permettre de déterminer automatiquement la date d’émission et notifier à l’expéditeur l’accusé réception.
A ce titre, le prestataire de lettre recommandée électronique délivre à l'expéditeur une preuve du dépôt électronique de l'envoi.
C’est en ce sens l’indéniable avantage du recommandé électronique en ce qu’il porte une date d’émission extrêmement précise.
Surtout lorsqu’on prend conscience, par exemple, de l’importance de la date de notification du procès-verbal de l’AG dans l’exercice de l’action en contestation.
S’agissant de l’accusé de réception, le prestataire de lettre recommandée électronique informe le destinataire, par voie électronique, qu'une lettre recommandée électronique lui est destinée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, d'accepter ou non sa réception.
En cas d'acceptation par le destinataire de la lettre recommandée électronique, le prestataire procède à sa transmission et un accusé réception est immédiatement adressé sur le compte du syndic.
Toujours est-il que ce processus n’en est encore qu’à ses balbutiements.
D’autres réglementations plus précises et techniques devraient voir le jour dans le courant de l’année 2019 et souhaitons qu’elles règlent la périlleuse question de la computation des délais.
Car en effet, à la lecture des textes actuels ouvrant la faculté pour le destinataire de la LRE d’en demander une version papier expédiée par courrier recommandé classique, les délais de convocation ne cessent de s’allonger.
L’instabilité juridique du processus décisionnel en assemblée générale demeure donc omniprésente.
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