L'extranet et la communication des documents au conseil syndical: Deux décrets du 23 mai 2019

Deux décrets d’application de la Loi ELAN du 23 novembre 2019, relatifs à la copropriété et à la mission du syndic viennent d’être adoptés.

Il s’agit du :

• Décret n°2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété, accessibles sur un espace sécurisé en ligne. 

• Décret n° 2019-503 du 23 mai 2019 fixant le montant minimal des pénalités applicables au syndic de copropriété en cas d'absence de communication des pièces au conseil syndical.

 
1.) Le Décret n°2019-502 et l’extranet de la copropriété

La Loi ALUR avait prévu l’obligation faite au syndic de proposer, au 1^er janvier 2015, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatif à la gestion de l’immeuble (article 18-I-10^ème Loi du 10 juillet 1965). Une dispense avait été prévue, l’assemblée générale pouvant exonérer le syndic à la majorité de l’article 25 de la Loi du 10 juillet 1965.

L’article 205 de la Loi ELAN est venu préciser qu’un décret devrait préciser la liste minimale des documents devant être accessibles[1].

Ce décret est paru le 23 mars 2019. Il précise qu’à compter du 1er juillet 2020, les syndics devront mettre à disposition des copropriétaires un accès en ligne sécurisé comprenant une liste minimale de documents dont certains ne pourront être accessibles qu'aux propriétaires pris individuellement ou aux membres du conseil syndical[2]. Cette liste peut être complétée par le syndic ou le syndicat.

• Documents accessibles à l'ensemble des copropriétaires :

• Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;
• La dernière fiche synthétique de la copropriété ;
• Le carnet d'entretien de l'immeuble ;
• Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;
• Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
• L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
• Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
• Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
• Le contrat de syndic en cours.

• Documents accessibles au conseil syndical

• Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;
• Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
• Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;
• La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic ;
• La carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.

• Documents accessibles aux copropriétaires pris individuellement

• Son compte individuel arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
• Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, qu'il a payées ;
• Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée à son ou à ses lot(s) arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
• Les avis d'appel de fonds adressés qui lui ont été adressés sur les trois dernières années, à compter du 1^erjuillet 2020.

2.) Le Décret n°2019-503 et la communication au conseil syndical des documents

Selon l’article 21 de la Loi du 10 juillet 1965 et l’article 26 du Décret du 17 mars 1967, le syndic est tenu de communiquer les pièces demandées par le Conseil Syndical intéressant le syndicat, sa mission et l’administration de la copropriété (toutes pièces ou documents, correspondances ou registres…)

Il peut en effet, au terme de ces deux articles, prendre connaissance, et copie, à sa demande, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété. Il reçoit ainsi sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat.

La loi ELAN prévoyait, en son article 203, que le syndic qui ne communique pas dans le délai d’un mois les pièces sollicitées par le Conseil Syndical encourait une nouvelle sanction.

En effet, « en cas d'absence de transmission des pièces, au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard sont imputées sur les honoraires de base du syndic. »

Le montant minimal devait être fixé par décret.

 
C’est désormais chose faite. L’article 1^er Article 1 du décret du 23 mai 2019, pris après avis du CNTGI rendu le 09 mai précise que « Le montant minimal de la pénalité mentionnée au sixième alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est fixé à 15 euros par jour de retard. »

Demeure l’importante question de la mise en pratique de cette nouvelle sanction.

L’initiative revient-elle au syndicat des copropriétaires qui devra alors agir contre son syndic bien que ce soit cet organe qui le représente en justice ?

Le conseil syndical, bénéficiaire de cette obligation, ne peut manifestement pas agir contre son syndic dans la mesure où en tant qu’organe de la copropriété, le conseil syndical est dépourvu de la personnalité juridique. Des précisions demeurent donc encore nécessaires.

Les avocats composant le Cabinet NAUDIN se tiennent à votre disposition sur cette question épineuse de la communication des documents en copropriété.

[1] L. n° 65-557, 10 juill. 1965, art. 18, I in fine, mod. par L. n° 2018-2012, 23 nov. 2018, art. 205

[2] D. n° 2019-502, 23 mai 2019, art. 4, II